Najczęściej Zadawane Pytania Przez Rady Rodziców

 

Odpowiedzi udziela ekspert p. Andrzej Pery.

 

1. Jaka jest podstawowa dokumentacja finansowa rady rodziców?

 

Przepisy powszechnie obowiązującego prawa nie regulują szczegółowo zagadnień związanych z finansami rady rodziców. Finanse zawsze wzbudzają wiele emocji. Dlatego też warto zastanowić się, jakie reguły przyjąć w regulaminie rady rodziców, aby nie wzbudzały one kontrowersji i nie były tematem niepotrzebnych komentarzy o braku transparentnych zasad gospodarowania wspólnymi finansami.

Najważniejszym dokumentem kształtującym zasady funkcjonowania rady rodziców jest regulamin. Przepisy ustawy o systemie oświaty odnoszące się do regulaminu zawierają jedynie nakaz określenia w nim zasad wydatkowania funduszy. Wskazano także, że fundusze rady rodziców mogą wspierać działalność statutową szkoły.

Regulamin uchwala sama rada rodziców. Od niej więc zależy, w jaki sposób zostaną uregulowane zagadnienia gromadzenia, gospodarowania i rozliczania zgromadzonymi środkami. Ważne jednak, aby regulamin wprost wskazywał, kto gromadzi i rozlicza zebrane środki oraz, kto kontroluje prawidłowość tych czynności.

Bez wątpienia należałoby wskazać w regulaminie rady rodziców, że:

podstawą działalności finansowo-gospodarczej jest plan finansowy (czy preliminarz finansowy);

• osobą odpowiedzialną za całokształt działalności finansowo-gospodarczej jest skarbnik;
• skarbnik sprawuje bieżący nadzór nad czynnościami księgowymi, które dokumentują działalność finansową rady rodziców; tego rodzaju postanowienie nie może być zawarte, jeśli rada rodziców powierzy prowadzenie księgowości rady właśnie skarbnikowi (nadzorowałby on wówczas sam siebie); dlatego w takiej sytuacji należałoby wskazać innego członka rady rodziców, np. przewodniczącego lub jego zastępcę;
• skarbnik wraz z przewodniczącym rady jest upoważniony do podpisywania dokumentów finansowych rady, np. dokumentów bankowych; alternatywnym rozwiązaniem jest upoważnienie wyłącznie skarbnika do podpisywania tych dokumentów - ważne jednak, żeby takie postanowienie znalazło się w regulaminie, stanowiącym swoistą „konstytucję” rady rodziców, takie postanowienie ułatwi również załatwianie formalności w banku;
• przekazywanie obowiązków skarbnika odbywa się protokolarnie po uprzednim zbadaniu działalności finansowej rady przez komisję rewizyjną;
• sposób powoływania komisji rewizyjnej; większość rad rodziców wyłania to ciało z rady rodziców (warto się jednak zastanowić, czy lepszym rozwiązaniem nie byłoby powołanie komisji rewizyjnej spośród np. członków rad oddziałowych niebędących członkami rady rodziców); pozwoliłoby to w przyszłości uniknąć ewentualnych zarzutów o brak transparentności czy obiektywnej kontroli;
• komisja rewizyjna ma prawo prowadzenia czynności kontrolnych na podstawie wszystkich dokumentów finansowych i księgowych;
• rada rodziców i komisja rewizyjna składają sprawozdania z przeprowadzonych czynności;
• sprawozdanie rady rodziców, dotyczące działalności finansowej jest przekazywane do rad oddziałowych;
• informacja o wynikach działalności finansowej rady rodziców i wyniki kontroli komisji rewizyjnej są przedstawiane na zebraniach klasowych rodziców.

Z regulaminu powinny także wynikać zasady gromadzenia funduszy, w przypadku gdy osobami uprawnionymi do przyjmowania wpłat są nie tylko wskazani członkowie rady, ale np. pracownicy szkoły. Osoby te odbierają składki na rzecz rady w jej imieniu (np. jako wolontariusze rady rodziców). Oczywiście najlepszą formą przekazywania pieniędzy byłyby przelewy na rachunek bankowy rady rodziców dokonywane przez rodziców z ich kont bankowych.

 

2. Na jakich zasadach należy rozliczać środki gromadzone przez radę rodziców?

 

Jedynym celem gromadzenia środków przez radę jest dofinansowanie lub finansowanie zadań statutowych szkoły. Zasady wydatkowania funduszy rady rodziców określa rada w swoim regulaminie. W regulaminie muszą znaleźć się zapisy dotyczące procedury zbierania i rozliczania pieniędzy, sposobu prowadzenia wewnętrznej dokumentacji i nadzoru nad finansami, rodzaju dokumentów potwierdzających rozliczenie i trybu kontroli rozliczenia.

Szkoła jest jednostką publiczną i dysponuje środkami publicznymi. Rada rodziców związana ze szkołą, jako jego społeczny organ, gromadzi środki, które należy traktować jak środki publiczne, przeznaczone na publiczną działalność i powinny być rozliczane z taką sama starannością jak inne środki publiczne.

Odsyłam do interpretacji Ministerstwa Finansów - „Departament Rachunkowości uprzejmie informuje, iż katalog podmiotów zobligowanych do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości został określony w art. 2 ust. 1. Rada rodziców jest organem powołanym na podstawie art. 53 ustawy o systemie oświaty. W celu wspierania działalności statutowej szkoły, zgodnie z art. 54 ust. 8, rada rodziców może gromadzić fundusze z dobrowolnych składek rodziców oraz innych źródeł. Zasady wydatkowania funduszy rady rodziców określa regulamin. Jednostką organizacyjną jest szkoła a działalność prowadzona przez radę rodziców może być jedynie w imieniu rodziców lub opiekunów i finansowana z ich dobrowolnych składek. Mając powyższe na uwadze, rada rodziców nie jest jednostką zobligowaną do stosowania ustawy o rachunkowości, a zatem – w opinii Departamentu Rachunkowości – nie ma obowiązku prowadzenia przez radę rodziców ewidencji księgowej w oparciu o powyższą ustawę. Jednakże dla przejrzystości finansów rady rodziców zasadnym byłoby stosowanie ewidencji uproszczonej pozwalającej na rozliczenie zgromadzonych funduszy.” – źródło „Rodzice w szkole poradnik dla rad rodziców” Instytutu Inicjatyw Pozarządowych.

Ponieważ dochody osiągane przez radę rodziców są przeznaczane na cele statutowe szkoły (działalność oświatową), to są one zwolnione od podatku (art.17 ust.1 pkt.4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz.654, ze zm.).

 

3. Jaki jest dopuszczalny zakres wydatków z konta rady rodziców?

 

Zakres wydatkowania zbieranych środków finansowych nie jest określony ustawą o systemie oświaty. Jedynym ograniczeniem jest zgodność ze statutową działalnością szkoły. Przykładami wydatków, które może rada rodziców przyjąć do wykonania są między innymi:

• nagrody dla dzieci na zakończenie roku szkolnego, ze szczególnym uwzględnieniem absolwentów szkoły;
• zakup książek do biblioteki szkolnej, do wykorzystania podczas zajęć obowiązkowych i dodatkowych;
• zakup nowego oprogramowania do wykorzystania w szkole przez uczniow i nauczycieli;
• sfinansowanie dodatkowej lekcji angielskiego lub innego języka nowożytnego, w zależności od potrzeb dzieci i rodziców;
• dofinansowanie zadań dotyczących reklamy szkoły;
• koszty transportu dzieci podczas różnego rodzaju wycieczek;
• zatrudnienie instruktora prowadzącego dodatkowe zajęcia, zgodnie z potrzebami dzieci;
• wykupienie zajęć edukacyjnym w muzeum itp.;
• zakup sprzętu szkolnego, w tym na placu zabaw i w ogródku;
• zakup różnych, potrzebnych do prowadzenia zajęć edukacyjnych, pomocy dydaktycznych.

Lista ta nie jest zamknięta. Rada rodziców może ją dowolnie rozszerzać. Przy wymienianiu możliwych wydatków ponoszonych przez radę rodziców trzeba pamiętać o dyrektorze szkoły i pracujących w szkole nauczycielach. To oni najwięcej wiedzą o potrzebach i oczekują pomocy w konkretnych zawodowych sytuacjach. Współpraca w tym zakresie musi być pełna i konstruktywna.

Rada rodziców nie może w żadnym przypadku przewidywać w swoich planach zwiększania wynagrodzeń i ich składników, łącznie z nagrodami dla zatrudnionych w szkole pracowników, w tym nauczycieli.

 

4. Przy szkole działa fundacja (stowarzyszenie) korzystająca z majątku szkoły. Czy rada rodziców może z tym podmiotem współpracować i dofinansowywać działania tego podmiotu, a tym samym wspierać działalność szkoły?

 

Każdy podmiot korzystający z pomieszczeń szkoły powinien mieć podpisaną umowę z zarządzającym nieruchomością, czyli z dyrektorem szkoły (dyrektor powinien mieć przekazane kompetencje do zarządzania od wójta, burmistrza, prezydenta miasta lub starosty). Właścicielem majątku jest jednostka samorządu terytorialnego – organ prowadzący (art. 5 ust. 7 ustawy). Umowa musi zawierać zasady korzystania (odpłatnie, w tym wysokość opłaty lub nieodpłatnie, na zasadzie użyczenia). Jeżeli wynajmowanie jest odpłatne, to wszystkie pieniądze są dochodem organu prowadzącego (część z tych środków powinno być przeznaczone na rzecz zadań szkoły). Jeżeli użyczenie jest nieodpłatne, fundacja (stowarzyszenie) musi działać na potrzeby szkoły, np. prowadząc zajęcia dla uczniów szkoły nieodpłatnie lub po znaczącej zniżce. Rada rodziców może w tym przypadku wystąpić do dyrektora szkoły o przedstawienie zasad korzystania z pomieszczeń i zakresu pomocy szkole, w tym uczniom.

 

5. Czy rada rodziców może wspierać finansowo indywidualnych uczniów w formie nagrody, pomocy socjalnej, etc.?

 

Rada rodziców może przyznawać uczniom nagrody i pomoc, jeżeli w statucie szkoły zadanie to wymienione jest jako zadanie statutowe szkoły. Jeżeli takiego zapisu w statucie nie ma, należy podjąć inicjatywę zmiany statutu szkoły (art. 54 ust. 8 ustawy).

 

6. Czy rada rodziców może finansować środki czystości do szkoły?

 

Utrzymywanie szkoły i zapewnienie odpowiednich warunkach higienicznych w pomieszczeniach szkolnych to podstawowe zadanie organu prowadzącego i dyrektora szkoły (art. 5 ust. 7 ustawy). Plan finansowy szkoły powinien przewidzieć minimalną kwotę na ww. potrzeby w szkole. Rada rodziców może dofinansowywać jedynie zadania statutowe szkoły (art. 54 ust. 8 ustawy).

 

7. Dlaczego warto mieć radę szkoły?

 

Dyrektor mając powołaną radę szkoły ma reprezentatywny zespół i miejsce rozwiązywania spraw wewnętrznych szkoły, inicjowania programu rozwoju szkoły oraz rozwiązywania wewnętrznych konfliktów. § 1 ust. 2 pkt. 15) ramowego statutu szkoły nakazuje określić w statucie zasady współdziałania organów szkoły oraz sposób rozwiązywania sporów między nimi. Rada szkoły stać się może gwarantem współdziałania rady pedagogicznej, rady rodziców oraz samorządu uczniowskiego oraz może być zespołem do prowadzenia konsultacji i negocjacji w sprawach spornych. Zespół złożony z nauczycieli, rodziców i uczniów będzie ostatecznie podejmował decyzje w sprawie zmian w statucie, podstawowym dokumencie szkoły. Statut określa podstawowe zasady funkcjonowania szkoły. Przyjęcie ich przez wszystkie stany w szkole (poprzez swoich przedstawicieli) ma duże wartości wychowawcze i demokratyczne. Statut szkoły zawiera także delegacje do tworzenia regulaminów szkolnych oraz zarządzeń dyrektora. Wspólne tworzenie prawa wewnętrznego w szkole daje większą gwarancję, że zapisy będą respektowane, a jednocześnie zapewnione będą warunki bezpieczeństwa w szkole. Dobre prawo wewnętrzne szkoły to ważny element demokratyzacji życia w szkole.

Aktywna i twórcza rada szkoły może też pomóc w rozwoju szkoły. Jeżeli dokonana będzie wspólna diagnoza potrzeb, wypracowane i ustalone cele oraz wspólna realizacja przyjętych działań zakończona ewaluacją, szkoła może się w pełni rozwijać. Szybciej powstaną projekty innowacyjne a nawet eksperymenty pedagogiczne. Udział rodziców (często ekspertów w wielu dziedzinach) i uczniów może wzbogacić pracę szkoły.

Dyrektor szkoły może mieć także dużą pomoc w poprawie warunków pracy szkoły. Głos rady szkoły może być wzmocnieniem wystąpienia dyrektora do organu prowadzącego. Doświadczenia pokazują, że wspólne wystąpienia wszystkich organów szkoły mogą przynieść oczekiwane efekty i poprawę warunków pracy.

Regulacje dotyczące gromadzenia funduszu z dobrowolnych składek oraz innych źródeł są podobne do tych, które dotyczą rad rodziców. Środki tak gromadzone muszą wspierać działalność statutową szkoły. Zasady wydatkowania rada określa uchwalanym regulaminem. W przypadku powołania rady szkoły, rada rodziców nie będzie musiała tworzyć własnego funduszu. Natomiast wpływ na wydatkowanie zgromadzonych środków przez radę szkoły mają w równym stopniu nauczyciele, rodzice i uczniowie.

 

8. Statut szkoły nie ma zapisów o możliwości powołania rady szkoły i o trybie wyboru członków rady szkoły. Czy rodzice, mimo braku tych zapisów, mogą wnioskować o jej powstanie?

 

Rodzice mogą wnioskować o powołanie rady szkoły powołując się bezpośrednio na ustawę o systemie oświaty (art. 51 ust. 9 ustawy) . Ustawa jest aktem prawnym wyższego rzędu i obowiązuje nawet jeżeli statut szkoły jest napisany nieprawidłowo. Statut szkoły powinien uwzględniać ewentualne powstanie rady szkoły i nie może ograniczać praw określonych ustawą.

 

9. W jakim zakresie dyrektor szkoły powinien stosować Kodeks Postępowania Administracyjnego, jeżeli rodzic lub rada rodziców składa skargę lub wniosek?

 

Tryb załatwiania skarg i rozpatrywania wniosków reguluje dział VIII Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Prawo do składania skarg i wniosków gwarantuje obywatelom polskim art. 86 ust. 2, 3 Konstytucji RP. Ich rozpatrywanie i załatwianie jest prawnym obowiązkiem organu, jednakże odpowiedź na skargę jest tylko udzieleniem informacji, a nie aktem stosowania prawa. Warto jednak mieć na uwadze, iż wszelkie stosowanie prawa administracyjnego ma na celu uczynienie wszystkiego, co jest konieczne, aby jak najlepiej poznać sprawę, w której będą podejmowane decyzje oraz rozstrzygnięcia.

Kodeks Postępowania Administracyjnego określa zasady, tryb i terminy, które należy uwzględniać we wszystkich wyżej omawianych procedurach postępowania. Można je także stosować zawsze, bez względu na to czy obowiązuje czy nie obowiązuje w tych sprawach Kodeks Postępowania Administracyjnego.

Te podstawowe zasady to:

• organy publiczne działają na podstawie przepisów prawa – nie jest możliwe podejmowanie działań bez delegacji prawnej;
• załatwianie spraw bez zbędnej zwłoki – jeżeli nie wymaga ona zbierania dodatkowych informacji czy opinii;
• sprawa, która wymaga przeprowadzenia dodatkowych wyjaśnień i analizy dokumentów powinna być zakończona najpóźniej w ciągu miesiąca;
• w toku postępowania organy publiczne stoją na straży praworządności i podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli;
• organy publiczne są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania;
• organy publiczne obowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie obywateli do organów Państwa oraz świadomość i kulturę prawną obywateli.

Dyrektor w sprawach skarg i wniosków powinien określić tryb postępowania w swojej szkole, w tym:

• określić miejsce przyjmowania i rejestrowania skarg i wniosków;
• wprowadzić i pilnować poprawności rejestru skarg i wniosków;
• określić kompetencje poszczególnych pracowników w przyjętej procedurze rozpatrywania skarg i wniosków;
• określić obieg dokumentów;
• wprowadzić obowiązujące w szkole terminy rozpatrywania skarg i wniosków;
• zaplanować kontrolę w sprawach realizacji przyjętej procedury.

 

10. Gdzie można zgłosić działanie rady rodziców niezgodne z ustawą o systemie oświaty?

 

Rada rodziców jest społecznym wewnętrznym organem w szkole. Dyrektor szkoły odpowiada za funkcjonowanie szkoły zgodnie z prawem. Jeżeli rada rodziców działa niezgodnie z ustawą o systemie oświaty, zgłosić to należy dyrektorowi szkoły (art. 39 ust. 1 ustawy). W przypadku, gdyby dyrektor nie zareagował na informacje o łamaniu prawa, należy poinformować o tym organ prowadzący szkołę (art. 34a. 1 ustawy).